Оставьте ссылку на эту страницу в соцсетях:

Поиск по базе документов:

Для поиска на текущей странице: "Ctr+F" |



 

Утверждена

постановлением

Президиума Ставропольского краевого суда

от 05 ноября 2009 г.

 

Согласовано

Протокол ЭПК

комитета Ставропольского края

по делам архивов

от 05.10.2009 N 13

 

ИНСТРУКЦИЯ

О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ, ОТБОРА И ПЕРЕДАЧИ В АРХИВ ДОКУМЕНТОВ

НА СУДЕБНЫХ УЧАСТКАХ МИРОВЫХ СУДЕЙ СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ

 

I. Общие положения

 

1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Федеральным конституционным законом от 31 декабря 1996 г. N 1-ФКЗ "О судебной системе Российской Федерации", Федеральным конституционным законом от 17 декабря 1998 г. N 188-ФЗ "О мировых судьях в Российской Федерации", Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным законом от 22 декабря 2008 г. N 262-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации", Федеральным законом от 09 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", "Основными Правилами работы архивов организаций", одобренными решением Коллегией Росархива от 06 февраля 2002 г., ГОСТа Р 6.30-2003, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования архивного фонда Российской федерации и других архивных в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках организациях Российской академии наук", утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 (ред. от. 16 февраля 2009 г. N 68), Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив Федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом Судебного департамента от 28 декабря 2005 г. N 157 (ред. от 28 августа 2007 г. N 102), Временной инструкцией по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей Ставропольского края, утвержденной постановлением Президиума Ставропольского краевого суда от 24 апреля 2008 г., Типовой номенклатурой судебных дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей с указанием сроков хранения дел и документов от 30 декабря 2008 г., Методическими рекомендациями по организации работы архива у мирового судьи, разработанными Судебным департаментом при Верховном суде Российской Федерации.

1.2. Настоящая Инструкция определяет порядок подготовки и оформления документов к последующему хранению в архиве судебных участков мировых судей, их использования, определения сроков хранения, отбора на постоянное хранение, а также выделения к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

1.3. Работа с судебными документами, как в делопроизводстве, так и в архиве судебных участков мировых судей представляет собой единый процесс.

Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов, обеспечение сохранности всех документов, имеющих научную и практическую ценность, является важнейшей задачей делопроизводственной службы и архива судебных участка мировых судей.

1.4. Правильная организация работы с документами, своевременный и квалифицированный отбор дел, производств, нарядов для постоянного хранения, четкий порядок передачи документов в архив и их надлежащее хранение обеспечивают оперативное получение достоверной информации о деятельности мирового судьи.

 

II. Подготовка и оформление дел (материалов), нарядов

и других документов (журналов, учетно-статистических

карточек) к последующему хранению в архиве судебных участков

мировых судей, определение сроков хранения, отбор

на постоянное хранение, а также выделение к уничтожению

документов, не подлежащих дальнейшему хранению

 

2.1. Порядок передачи дел (материалов), нарядов и других документов (журналов, учетно-статистических карточек) к последующему хранению в архиве судебных участков мировых судей

2.1.1. Решение на передачу в архив уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях, материалов, разрешаемых в порядке исполнения приговоров (далее - материалы), нарядов и других документов (журналов, учетно-статистических карточек и т.п.) принимает мировой судья. При этом мировой судья проверяет все производство по делам, обращая внимание на исполнение вступившего в законную силу судебного решения, соответствующее оформление и наличие оснований для передачи вышеуказанных документов на хранение в архив судебных участков.

2.1.2. До передачи в архив все законченные делопроизводством судебные дела, материалы, наряды и другие документы (журналы, учетно-статистические карточки) должны быть оформлены в соответствии с требованиями "Основных Правил работы архивов организаций" и ГОСТа Р 6.30-2003.

2.1.3. Подготовленные и оформленные уголовные, гражданские дела, дела об административных правонарушениях, материалы, наряды и другие документы (журналы, учетно-статистические карточки) передаются специалистами канцелярии в архив суда ежегодно, не позднее 30 декабря текущего года, по истечении 1 года после завершения их делопроизводством (основания завершения дела делопроизводством предусмотрены в пп. 2.1.12 - 2.1.12.6, 2.1.13, 2.1.14).

2.1.4. В случае необходимости допускается передача дел и документов в архив суда ранее срока, установленного в п. 2.1.3 Инструкции, но только с разрешения мирового судьи.

2.1.5. Гражданские дела о расторжении брака в случае отсутствия отметок о получении сторонами по делу копий решений передаются в архив с указанными копиями (в 2 экз.), подписанными и заверенными печатью мирового судьи.

2.1.6. В конце дела (материала) на отдельном листе составляется заверительная надпись (приложение 1). В журналах заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа; в учетно-статистических карточках - на отдельном чистом листе формата карточки.

Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела, материала или чистый оборот листа последнего документа.

Если дело (материал) подшито или переплетено без листа-заверителя, то он наклеивается за верхнюю часть внутренней стороны обложки дела, материала.

2.1.7. Уголовные, гражданские дела, дела об административных правонарушениях, материалы, наряды и другие документы (журналы, учетно-статистические карточки) передаются в архив по приемосдаточным описям и журналам учета дел, подлежащих передаче в архив.

Судебные дела и документы постоянного хранения передаются по описям установленного образца (приложение 2).

Документы долговременного (10 лет и более), временного хранения (до 10 лет) или "до минования надобности" передаются в архив в те же сроки, что и документы постоянного хранения по отдельно составленным описям (приложение 3).

2.1.8. О передаче дела в архив делается отметка на обороте учетно-статистической карточки с указанием даты и подписи лица, передающего и принимающего дела.

2.1.9. Результаты передачи оформляются актом, в котором указывается: дата передачи дел, общее количество дел и их регистрационные номера. Акт подписывается заведующей канцелярией, специалистом архива и утверждается мировым судьей. В уголовных, гражданских и делах об административных правонарушениях, подлежащих сдаче в архив, специалисты канцелярии должны прошить, пронумеровать все приобщенные к делу документы, составить внутреннюю опись документов, находящихся в деле (материале) (приложение 4).

2.1.10. На обложке дела (материала), подлежащего передаче в архив, мировым судьей проставляется штамп "Дело сдано в архив" с указанием срока хранения в соответствии с "Типовой номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей". Штамп о передаче дела в архив проставляется в левом верхнем углу обложки дела.

2.1.11. Специалисты канцелярии аппарата мирового судьи обязаны тщательно просмотреть все производство по делу, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу решения, приговора, определения, постановления.

2.1.12. При этом в части основного наказания по уголовному делу основаниями для передачи дел в архив являются, когда:

лицо осуждено к лишению свободы - после получения мировым судьей из учреждения, где содержится подсудимый, уведомления о получении копии приговора (постановления), распоряжения о вступлении в законную силу приговора (постановления). Если лицо, осужденное к лишению свободы, при постановлении приговора находилось на свободе, мировой судья контролирует поступление сообщения органа внутренних дел о взятии лица под стражу и сообщения исправительного учреждения о прибытии осужденного для отбывания наказания;

лицо осуждено к исправительным работам, к обязательным работам, к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, а также осужденных условно с испытательным сроком к лишению свободы, ограничению свободы или исправительным работам - после получения из уголовно-исполнительной инспекции по месту жительства осужденного извещения о принятии к исполнению приговора;

лицо осуждено к наказанию в виде ограничения свободы - после получения судом от исправительного центра уведомления о получении копии приговора и о постановке осужденного на учет;

лицо осуждено к наказанию в виде ареста - после получения судом от арестного дома уведомления о прибытии осужденного для отбытия наказания;

лицо осуждено к наказанию в виде штрафа - после поступления в суд уведомления из соответствующего подразделения службы судебных приставов-исполнителей о получении копии приговора, распоряжения о вступлении в законную силу приговора суда и исполнительного листа;

мировым судьей принято решение о необходимости применения в отношении несовершеннолетнего принудительных мер воспитательного воздействия, дело считается законченным после получения судом из отдела по предупреждению правонарушений несовершеннолетних органов внутренних дел извещения о постановке несовершеннолетнего на учет;

принудительной мерой воспитательного характера является предупреждение, уголовное дело считается законченным после вступления вынесенного постановления в законную силу;

мировым судьей объявлен розыск лица, скрывшегося от отбывания наказания - после вынесения приговора, контроль осуществляется до реального приведения приговора в исполнение;

уголовное дело, по которому согласно приговору отсрочено отбытие наказания беременным женщинам и женщинам, имеющим малолетних детей, считается законченным после поступления в суд от уголовно-исполнительной инспекции уведомления о постановке осужденной на учет.

2.1.12.1. В части дополнительных наказаний и материальных взысканий основаниями для передачи уголовных дел в архив являются:

в виде штрафа, лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью - основания, указанные в п. 2.1.12 настоящей Инструкции;

в отношении осужденного, с которого постановлено взыскать в доход государства сумму необоснованного обогащения, средства, затраченные на лечение потерпевшего от преступления и другие суммы, подлежащие перечислению в доход государства - основания, указанные в п. 2.1.12 настоящей Инструкции;

в отношении осужденного, с которого согласно приговора подлежит взысканию суммы ущерба, причиненного имуществу - выдача исполнительных документов взыскателю, либо направление исполнительных документов для производства взысканий по его просьбе;

уголовное дело, по которому приговором суда назначено дополнительное наказание в виде конфискации имущества или лишения специального, воинского или почетного звания, классного чина и государственных наград, считается законченным после возвращения в суд исполнительного листа с отметкой судебного пристава-исполнителя об исполнении в части конфискации имущества. В отношении лишения специального, воинского или почетного звания, классного чина, государственных наград - после поступления к судье от органа, присвоившего звание, чин или награду, сообщения об исполнении приговора.

2.1.12.2. При постановлении в процессе исполнения приговора акта о помиловании, он считается исполненным после получения судом сообщения от органов, ведающих исполнением наказания, о прекращении осужденным отбывания основного и дополнительного наказаний либо принятия к исполнению акта помилования в части снижения неотбытого срока наказания или замены его более мягким видом наказаний, а в случае освобождения осужденного от обязанностей дальнейшего возмещения причиненного преступлением ущерба - после возвращения суду исполнительных документов, выданных для производства взысканий. Дело считается подлежащим передаче в архив после доклада соответствующему высшему органу власти об исполнении акта помилования.

2.1.12.3. По уголовному делу, рассмотренному по существу с вынесением определения или постановления о применении судом принудительных мер медицинского характера к лицу, совершившему общественно опасное деяние в состоянии невменяемости, основанием для передачи в архив мирового суда является получение сообщения о направлении лица в психиатрическое учреждение.

2.1.12.4. Уголовное дело подлежит сдаче в архив в случае вынесения оправдательного приговора при вступлении приговора в законную силу по многоэпизодным или групповым преступлениям, когда имеет место частичное оправдание в связи с непричастностью подсудимого к совершению преступления - после направления сообщения в органы прокуратуры о вынесенном приговоре.

2.1.12.5. При рассмотрении мировым судьей представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров, связанных с отбыванием наказания в виде лишения свободы, основанием для передачи материалов в архив мирового суда является наличие в материале уведомления о поступлении копии вступившего в законную силу постановления мирового судьи, рассмотревшего материал в случаях:

изменения условий содержания в местах лишения свободы - в исправительное учреждение по месту фактического отбывания наказания;

условно досрочного освобождения, досрочного освобождения от отбывания наказания по болезни или в связи с предоставлением отсрочки от отбывания наказания беременной женщине или женщине, имеющей малолетних детей - в исправительное учреждение по месту отбывания наказания осужденной;

освобождения осужденного от отбывания наказания в связи с психическим заболеванием - в исправительное учреждение по месту отбывания наказания, а также в орган здравоохранения - об учреждении над ним попечительства в соответствии с постановлением суда;

замены лишения свободы более мягким видом наказания в порядке статьи 80 УК РФ - в исполнительное учреждение по месту первоначального отбывания наказания, в уголовно-исполнительную инспекцию по месту жительства осужденного;

отмены условного осуждения к лишению свободы в порядке статьи 74 УК РФ, отмены отсрочки отбывания наказания, направления осужденной в порядке статьи 82 УК РФ, а также замены исправительных работ ограничением свободы, арестом или лишением свободы в порядке статьи 50 УК РФ - в уголовно-исполнительную инспекцию по месту жительства осужденного.

Если постановлением мирового судьи отказано в удовлетворении ходатайства, копия данного постановления направляется или вручается лицу, возбудившему соответствующее ходатайство. По истечении срока, установленного действующим законодательством на обжалование указанного постановления, и при непоступлении в этот срок жалобы или представления, материал оформляется для передачи в архив.

2.1.12.6. В отношении лиц, осужденных к иным мерам наказания, постановление, вынесенное в порядке исполнения приговора, считается обращенным к исполнению, а материал подлежит передаче в архив в случаях условно-дострочного освобождения от отбывания исправительных работ, ограничения свободы или замены исправительных работ, штрафа, обязательных работ и ограничения свободы другими наказаниями либо отмены условного осуждения к исправительным работам - при поступлении сообщения уголовно-исполнительной инспекции соответственно о прекращении исполнения приговора, об изменении порядка его исполнения, об обращении приговора к исполнению.

2.1.13. Гражданское дело, разрешенное с удовлетворением заявленных исковых требований, считается законченным после выдачи судом взыскателю исполнительных документов либо направления их, по просьбе взыскателя, для принудительного исполнения в соответствии с Федеральным законом от 02 октября 2007 года N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве" (ред. от 30 декабря 2008 г.) В случае неявки взыскателя исполнительный лист направляется ему заказным письмом с уведомлением, и дело считается законченным с момента получения судом уведомления о вручении.

Гражданское дело, по которому в иске отказано или иск оставлен без рассмотрения, либо производство по делу прекращено, считается законченным и подлежит оформлению для передачи в архив после вступления решения (определения) в законную силу.

Если мировой судья вынес решения (определения) о наложении штрафа, о взыскании государственной пошлины или иных сумм в доход соответствующего (федерального, регионального, местного) бюджета, дело считается законченным после приобщения к нему квитанции об оплате указанных сумм. В случае принудительного исполнения решения дело считается законченным после возвращения исполнительного листа с отметкой судебного пристава-исполнителя об исполнении или истечении срока для предъявления к исполнению.

2.1.14. Дело об административном правонарушении считается законченным и подлежит передаче в архив:

при назначении ареста - при наличии сведений (уведомления) о поступлении копии постановления в специальный приемник органов внутренних дел;

при наложении взыскания в виде административного штрафа и взыскании, после получения судьей квитанции об оплате суммы штрафа (в случае добровольной уплаты). В случае принудительного исполнения постановления, дело считается законченным после получения судом постановления об окончании исполнительного производства;

при наложении взыскания в виде лишения права управления транспортным средством, после поступления в суд сообщения от органа Государственной инспекции безопасности дорожного движения, полномочному изымать у правонарушителя документа на право управления транспортным средством;

при конфискации или возмездном изъятии вещи, явившейся орудием совершения или предметом правонарушения, после поступления копии постановления мирового судьи с отметкой судебного пристава-исполнителя о передаче конфискованных предметов финансовому органу;

при возмездном изъятии оружия и боевых припасов - после поступления уведомления о получении копии постановления органом внутренних дел;

при назначении наказания в виде предупреждения, по вступлении постановления в законную силу, с момента его вручения под расписку или получения направленной копии лицом, в отношении которого оно было вынесено;

при прекращении дела об административном правонарушении, после вступления в законную силу соответствующего постановления;

при вынесении представления об устранении причин и условий, способствовавших совершению правонарушения, после получения сообщения о принятых мерах.

2.1.15. Дела, по которым исполнение не закончено, хранятся в канцелярии, отдельно от других категорий дел.

При задержке возврата исполнительных документов от службы судебных приставов (более трех месяцев с момента направления), выданных для обращения к исполнению, либо непоступления сообщений об удержании из заработной платы должников, мировой судья ежеквартально направляет запросы-напоминания в адрес соответствующих подразделений судебных приставов.

В случае отсутствия сведений об исполнении в течение длительного периода времени, большего, чем предусмотрено ФЗ "Об исполнительном производстве", а также в случае отсутствия ответов на неоднократные напоминания (более двух лет с момента вынесения судебного решения), мировой судья на вышеуказанных основаниях вправе выдать резолюцию на передачу дела в архив. При этом в учетно-статистических карточках делаются соответствующие отметки о местонахождении дела, и о невозможности его уничтожения, если в течение срока его хранения в архиве не поступят сведения об их исполнении от соответствующей службы судебных приставов.

2.1.16. На обложках дел (материалов), подлежащих передаче на хранение в архив указывается:

наименование судебного участка, Ф.И.О. мирового судьи;

Ф.И.О. осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса, по которой лицо осуждено, - для уголовных дел;

наименование истца и ответчика, суть искового требования - для гражданских дел;

Ф.И.О. правонарушителя и полное наименование статьи соответствующего закона, по которой лицо привлечено к административной ответственности;

даты поступления и рассмотрения дела;

номер дела (материала);

срок хранения дела (материала).

Наименования дел (материалов) должны быть написаны светостойкими чернилами и четким почерком.

2.1.17. Оформление и подготовку к передаче в архив нарядов и других документов (журналов, учетно-статистических карточек), подлежащих постоянному и долговременному (свыше 10 лет) хранению, производят специалисты канцелярии, либо помощники мировых судей, на которых возложена обязанность по их ведению.

2.1.17.1. Работники, отвечающие за ведение нарядов, обязаны тщательно просмотреть наряд, обращая особое внимание на то, чтобы в наряд не были подшиты несколько экземпляров (дубликаты) одного и того же документа, черновики документов, документы без подписи исполнителя, неисполненные документы.

2.1.17.2. Не допускается, чтобы под документом вместо подписи исполнителя стояло наименование судебного участка мирового судьи.

2.1.17.3. Листы в наряде подшиваются в строго хронологическом порядке. Переписка систематизируется в хронологической последовательности - документ-ответ помещается за документом-запросом. В законченных нарядах подшиваются и нумеруются все листы. На отдельном листе делается заверительная надпись (приложение 1).

2.1.17.4. Обложка наряда должна содержать индекс (номер) и полное наименование наряда в точном соответствии с наименованием и индексом, указанным в сводной номенклатуре дел. Все остальные реквизиты заполняются так же, как и на обложках судебных дел, указанных в пункте 2.1.16 настоящей Инструкции.

Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится общее наименование по сводной номенклатуре дел, а затем уточняется содержание каждого тома в отдельности.

Пример: Документы изучения и обобщения судебной практики в 2 томах: том 1 - уголовные дела, том 2 - гражданские дела.

2.1.17.5 Количество листов в наряде не должно превышать 250 листов. Если количество листов в наряде превышает 250 листов, тогда материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Дата тома 2 не должна быть более ранней, чем дата окончания тома 1.

2.1.17.6. Наряды постоянного хранения должны быть подшиты в твердую обложку. Все металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки) из нарядов удаляются.

2.1.17.7. Во всех нарядах составляется внутренняя опись (приложение 4) с указанием краткого содержания, индекса (номера) и даты документа, номера листа в наряде.

2.1.17.8. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в наряде через знак "+".

2.1.18. В законченных регистрационных журналах, учетно-статистических карточках при передаче в архив работниками аппарата мировых судей, ответственными за ведение этих документов, нумеруются листы и на оборотной стороне последнего чистого листа делается заверительная надпись.

2.1.19. На обложке регистрационного журнала согласно сводной номенклатуре дел проставляется срок хранения и указывается количество листов.

2.1.20. Перед сдачей в архив учетно-статистических карточек ответственный работник аппарата мировых судей проверяет их наличие и заполняет все необходимые реквизиты.

2.1.21. После передачи дел в архив учетно-статистические карточки на них должны храниться в картотеках (ящиках, картотечных шкафах) отдельно по уголовным, гражданским и делам об административных правонарушениях. В каждом томе должно быть не более 100 - 150 карточек.

Учетно-статистические карточки передаются в архив вместе с алфавитными указателями.

2.2. Порядок нумерации листов

2.2.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов все листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, в развернутом виде нумеруют арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графическим карандашом или нумератором.

2.2.2. Запрещается при нумерации листов использовать чернила и цветные карандаши.

2.2.3. Листы дела (наряда), разделенного на тома, нумеруются по каждому тому раздельно.

2.2.4. Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле (наряде), нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если фотографии вклеены на пронумерованный лист дела (наряда), то отдельной нумерации фотографий не требуется.

2.2.5. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Лист с наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист.

Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело (наряд) конверты с вложениями нумеруются. Вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложение нумеровать нельзя (личные документы), их наличие оговаривается в заверительной надписи (приложение 1).

При большом количестве ошибок в нумерации листов, производится их перенумерация. При этом, старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер.

2.2.6. При пропусках в нумерации листов на пропущенных листах ставится номер предыдущего листа с добавлением букв "а", "б", "в" и т.д.

2.2.7. При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах также добавляются буквы "а", "б", "в" и т.д., соответственно к каждому номеру листа, начиная со второго.

2.2.8. Учет количества листов в деле (наряде) и наличие особенностей их нумерации указывается в заверительной надписи (приложение 1).

2.2.9. В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов. При этом отмечаются все исправления нумерации листов; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

2.2.10. Заверительная надпись подписывается работником, производившим оформление дела (наряда) для передачи в архив, с указанием должности и даты составления этой надписи.

Пример: в настоящем деле (наряде) 250 (двести пятьдесят) листов, в том числе 3 (три) фотографии на листах: 15, 106, 201. Имеются листы с номерами 10а, 54б, 99в. В конверте (лист 245) находится трудовая книжка и удостоверение личности N 543 осужденного Иванова А.В.

Заведующая канцелярией (работник, производящий передачу дела в архив)

Ф.И.О.

_____________ дата

2.3. Экспертиза ценности документов

2.3.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение и выделения к уничтожению в соответствии с нормативными методическими документами.

Экспертиза на судебных участках мировых судей проводится при подготовке судебных дел (материалов) и документов (журналов, учетно-статистических карточек, нарядов и т.п.) к последующему хранению в архиве мирового судьи и их передаче на постоянное хранение.

2.3.2. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел (нарядов) без просмотра документов.

2.3.3. Проведение экспертизы ценности документов, отбора их на хранение, а также уничтожение судебных дел (материалов) и других документов (журналов, учетно-статистических карточек, нарядов и т.п.) проводится постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК) судебного участка мирового судьи.

2.3.4. Экспертная комиссия судебного участка образуется в следующем составе:

ведущего специалиста (администратора) аппарата мировых судей соответствующего района Ставропольского края;

старшего специалиста 2-го разряда (заведующего канцелярией) аппарата мировых судей соответствующего района Ставропольского края;

специалиста канцелярии, ответственного за ведение архива;

помощника мирового судьи соответствующего судебного участка;

секретаря судебного заседания соответствующего судебного участка.

Председателем экспертной комиссии является мировой судья соответствующего судебного участка. Секретарем экспертной комиссии судебного участка мирового судьи назначается секретарь судебного заседания соответствующего судебного участка.

2.3.5. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

дает заключения о характере документов для определения сроков хранения гражданских, административных и уголовных дел (далее - судебных дел (нарядов), документов общего делопроизводства;

рассматривает годовые разделы описей дел (нарядов) постоянного хранения;

выносит решения о представлении описей дел (нарядов) постоянного хранения на утверждение мировым судьей;

рассматривает акты о выделении к уничтожению документов общего делопроизводства и дел (нарядов), не подлежащих дальнейшему хранению;

рассматривает акты проверки наличия и состояния дел и других судебных документов, акты о неисправимых повреждениях документов постоянного хранения, акты о необнаружении дел и документов, пути розыска которых исчерпаны, акты об отсутствии дел (нарядов), подлежащих передаче на постоянное хранение;

рассматривает проекты номенклатуры дел (нарядов);

рассматривает проекты методических пособий по организации делопроизводства и работы архива мирового судьи.

2.3.6. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в год.

2.3.7. Заседания комиссии оформляются протоколом, который подписывается председателем (мировым судьей) и секретарем комиссии (секретарем судебного заседания соответствующего судебного участка).

2.3.8. Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов. Спорные вопросы, при разделении голосов поровну, разрешаются мировым судьей, начальником управления по обеспечению деятельности мировых судей, в необходимых случаях выносятся на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа в области архивного дела.

2.3.9. Ведение делопроизводства экспертной комиссии судебного участка, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагается на секретаря экспертной комиссии.

2.4. Порядок исчисления сроков хранения дел, нарядов

2.4.1. Сроки хранения дел, нарядов устанавливаются в соответствии с "Типовой номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей" (далее Типовая номенклатура). На основе Типовой номенклатуры дел составляется номенклатура дел, образующихся в деятельности мирового судьи соответствующего судебного участка, повторяя формулировки Типовой номенклатуры дел, установленные в ней сроки хранения, а также индексы, определенные для соответствующей категории дел.

Номенклатура составляется на каждый год, не позднее октября предшествующего года, на основе изучения содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности мирового судьи и согласовывается с уполномоченным органом в области архивного дела в порядке, предусмотренном действующим законодательством и утверждается мировым судьей. В случае значительных изменений функций, состава документации разрабатывается новая номенклатура, которая подлежит согласованию с уполномоченным органом в области архивного дела.

При составлении номенклатуры дел мирового судьи не допускается объединение в одном деле документов с различными сроками хранения. Сроки хранения нарядов, содержащих документы различной значимости, определяются по документам, имеющим наибольший срок хранения.

2.4.2. Сроки хранения судебных дел и документов, установленные Типовой номенклатурой, являются обязательными для всех мировых судей.

2.4.3. Сроки хранения документов, которые не предусмотрены сводной номенклатурой дел, устанавливаются экспертной комиссией, исходя из их научной и практической ценности по согласованию с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа в области архивного дела.

2.4.4. Срок хранения гражданских дел исчисляется с момента:

обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта;

вступления в законную силу определения об оставлении иска, заявления, жалобы без рассмотрения;

вынесения судебного приказа и обращения его к исполнению.

2.4.5. Срок хранения уголовных дел исчисляется с момента:

окончания срока отбытия наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

вступления в законную силу оправдательного приговора, а также определения или постановления суда о прекращении дела;

дня освобождения осужденного от наказания при условно-досрочном освобождении;

истечения испытательного срока при условном осуждении;

истечения отсрочки исполнения приговора беременной женщине и женщине, имеющей малолетних детей;

окончания отбытия срока наказания в случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденной для отбывания наказания;

вынесения судом определения о прекращении применения принудительных мер медицинского характера к лицам, совершившим общественно опасные деяния в состоянии невменяемости.

Для уголовных дел, по которым заявлен и удовлетворен гражданский иск, учитывается срок исполнения приговора в части гражданского иска.

2.4.6. Срок хранения дел об административных правонарушениях, исчисляется с момента:

обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта;

вступления в законную силу постановления о прекращении производства по делу.

2.4.7. Срок хранения нарядов, журналов, учетно-статистических карточек исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Пример: исчисление сроков хранения дел, законченных производством в 2009 году, начинается с 1 января 2010 года.

2.4.8. Дела и документы временного хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения. По решению экспертной комиссии мирового судьи сроки хранения отдельных дел могут быть продлены исходя из их научной и практической ценности по согласованию с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа в области архивного дела.

2.5. Составление описей на дела, наряды постоянного хранения и порядок их представления на утверждение в уполномоченный орган в области архивного дела

2.5.1. Опись дел - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

2.5.2. До передачи в архив на дела (наряды) постоянного хранения и общего делопроизводства составляется опись дел постоянного хранения. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, образовавшихся в течение года в деятельности мирового судьи, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК", причем, только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. Кроме того, годовой раздел описи дел постоянного хранения содержит необходимые сведения о составе и содержании дел, нарядов (приложение 2).

В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

2.5.3. К каждой описи составляется предисловие, в котором излагается история соответствующего судебного участка, дата создания и преобразования, принципы отбора дел, нарядов на постоянное хранение и порядок их систематизации в описи.

2.5.4. Дела, наряды вносятся в опись в порядке расположения их в номенклатуре. При наличии в номенклатуре соответствующей отметки в графе "примечание", документы, имеющие срок хранения "постоянно", подлежат передаче на хранение в соответствующий архив. При наличии отметки в примечании номенклатуры документы, имеющие срок хранения "постоянно", хранятся в архиве мирового судьи и на постоянное хранение не передаются.

2.5.5. Описи дел (нарядов), постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (наряда) по описи, индекс, заголовок, крайние даты документа, срок хранения, количество листов, примечание.

2.5.6. При составлении описи соблюдаются следующие требования:

каждое дело (наряд) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; если дело (наряд) состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

каждая опись ведется с единой, валовой нумерацией в течение нескольких лет. Опись заканчивается при наборе 1000 (одной тысячи) единиц хранения по согласованию с уполномоченным органом в области архивного дела;

номера по порядку в годовом разделе описи должны продолжать нумерацию годового раздела описи предшествующего года;

при заполнении графы "Индексы дел (нарядов)" для гражданских, уголовных дел (нарядов) указываются их номера, которые соответствуют индексам дел (нарядов) по сводной номенклатуре дел, с добавлением порядкового номера дела (наряда) или номера тома дела (наряда);

графа "заголовки дел (нарядов)" заполняется на основании записи, сделанной на обложке дела (наряда). Заголовок с обложки переносится в опись без сокращений;

графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел (нарядов), особенностях их состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый документ, наличие копий и т.п.

2.5.7. Годовой раздел каждой описи заканчивается итоговой записью, которая содержит количество и крайние порядковые номера включенных в опись дел, нарядов, должность и фамилию составителя описи. Итоговая запись заверяется заведующей канцелярией и председателем экспертной комиссии и согласовывается с мировым судьей.

2.5.8. После внесения дела (наряда) в опись на его обложке в левом нижнем углу проставляются номер описи и номер дела (наряда) по описи.

2.5.9. К законченной описи составляется заверительный лист, в котором указывается количество листов описи, общее число дел, нарядов, внесенных в опись, а также годы начала и окончания описи.

2.5.10. Годовые разделы описей должны рассматриваться экспертной комиссией соответствующего судебного участка, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола экспертной комиссии и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Согласованные годовые разделы направляются на рассмотрение и утверждение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа в области архивного дела в четырех экземплярах. Годовые разделы описей судебных дел и документов постоянного хранения представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа в области архивного дела вместе с протоколами экспертной комиссии судебного участка не позднее чем через 3 года после окончания дела, наряда в делопроизводстве.

Пример: годовые разделы описей на дела (наряды), дела общего делопроизводства, оконченные производством в 2005 году, представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела не позднее 2009 года.

2.5.11. Перед направлением описей на утверждение проверяется наличие дел, нарядов, включенных в описи.

2.5.12. Указанные описи одновременно с актами о выделении к уничтожению дел и документов, не подлежащих дальнейшему хранению, за один и тот же период, представляются на рассмотрение ЭПК уполномоченного органа в области архивного дела.

2.5.13. После утверждения годового раздела описей дел, нарядов постоянного хранения мировым судьей и экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа в области архивного дела три экземпляра описи возвращаются в архив судебного участка мирового судьи для хранения в специальном наряде. Контрольный экземпляр описей остается в уполномоченном органе в области архивного дела (приложение 2). Уничтожение документов без предварительного утверждения уполномоченным органом в области архивного дела описей документов постоянного хранения запрещается.

2.5.14. После утверждения экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа в области архивного дела годовых разделов описей дел постоянного хранения и актов о выделении дел и документов, не подлежащие дальнейшему хранению, архив судебного участка получает право самостоятельно решать вопрос об уничтожении документов за этот период (за исключением судебных решений и личных дел), по которым истек срок хранения, установленный номенклатурой дел.

2.6. Отбор документов и оформление их на уничтожение

2.6.1. По истечении сроков хранения документов, установленных сводной номенклатурой дел, производится их отбор к уничтожению. Работу по отбору дел (нарядов) к уничтожению осуществляет специалист архива. Акты на выделенные к уничтожению дела (наряды) рассматриваются экспертной комиссией судебного участка.

2.6.2. Отбор дел (нарядов) и других документов к уничтожению оформляется актом (приложение 5), который предоставляется в уполномоченный орган в области архивного дела вместе с описями дел, нарядов постоянного хранения, после чего утверждается мировым судьей соответствующего судебного участка, и их уничтожение производится только после утверждения описей дел (нарядов) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период.

2.6.3. Из отобранных к уничтожению дел на постоянное хранение оставляются подлинники приговоров, решений мирового судьи и последующих определений и постановлений вышестоящих судов, из прекращенных дел оставляются подлинники определений о прекращении дела.

Из дел (нарядов), подлежащих уничтожению, оставляются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела, производства, из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 50 лет.

Кроме вышеуказанных документов, целесообразно оставлять на постоянное хранение копию справочного листа по делу.

На приговорах, решениях, постановлениях, и последующих определениях и постановлениях вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Данные процессуальные документы вместе с личными документами (упакованными в конверты) подшиваются в отдельные наряды в порядке номеров дел, нумеруются и помещаются в твердую обложку.

2.6.4. При составлении акта о выделении к уничтожению дел (нарядов) должны соблюдаться следующие правила:

дела (наряды) располагаются в акте по годам их рассмотрения и в порядке регистрационных номеров;

в конце акта делается запись о том, что из дел, материалов изъяты подлинники приговоров, определений и постановлений.

2.6.5. В приемосдаточных описях дел и учетно-статистических карточках делается отметка об уничтожении дел с указанием номеров и дат составления акта экспертной комиссии судебного участка.

2.6.6. Одновременно с судебными делами, материалами, рассмотренными в определенном году, к уничтожению выделяются наряды и другие документы, по которым истекли сроки хранения, установленные сводной номенклатурой дел. Отбор к уничтожению вышеуказанных документов оформляется отдельным актом.

Акты о выделении к уничтожению подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке.

2.6.7. Дела (материалы), и другие документы, подлежащие уничтожению, сдаются в соответствующие организации на утилизацию и снимаются с учета. Перед сдачей они упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Сдача дел на утилизацию оформляется приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел (материалов, нарядов), других материалов и вес бумажной макулатуры. Утилизация дел и документов, подлежащих уничтожению должна производиться только путем сожжения.

2.6.8. В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию в данном регионе, судебные дела и документы уничтожаются комиссией путем сожжения в отведенных для этого местах. Уничтожение документов путем сожжения оформляется комиссией соответствующим актом с указанием количества дел.

2.6.9. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем должностного лица, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

2.6.10. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел (нарядов) и других документов для хозяйственных нужд.

2.7. Сроки и порядок передачи дел, нарядов на постоянное хранение

2.7.1. Передаче на постоянное хранение в соответствующий архив подлежат:

дела общего делопроизводства постоянного срока хранения - по истечении 10-летнего срока хранения в архиве суда;

судебные дела (уголовные, гражданские и дела об административных правонарушениях) постоянного срока хранения - по истечении 75-летнего срока хранения в архиве суда.

2.7.2. Перед передачей дел на постоянное хранение специалист архива мирового суда совместно с представителем соответствующего архива, проводит проверку наличия, физического и санитарно-гигиенического состояния дел (нарядов) и дел общего делопроизводства, включенных в годовые разделы описей.

2.7.3. Передача судебных дел, нарядов и других документов на постоянное хранение в соответствующий архив оформляется актом, который составляется в двух экземплярах (приложение 6).

2.7.4. Специалист архива и сотрудник архивного учреждения расписываются в приеме-сдаче дел, нарядов на обоих экземплярах акта сдачи документов. При передаче в архивное учреждение вместе с документами передаются три экземпляра утвержденных описей дел, нарядов постоянного хранения. Описи в трех экземплярах и один экземпляр акта остаются в соответствующем архиве. Второй экземпляр акта возвращается в архив мирового судьи после его оформления.

2.7.5. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих дел.

2.7.6. Номера отсутствующих дел, нарядов оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение в соответствующее архивное учреждение. Причины их отсутствия - в прилагаемой к акту приема-передачи справке.

2.7.7. Судебный участок, передающий документы на хранение в соответствующее архивное учреждение, обязан принять меры к розыску отсутствующих дел.

На отсутствующие документы, составляется акт об утрате дел (нарядов), розыск которых исчерпан (приложение 7).

2.7.8. Мировой судья, передающий документы на постоянное в соответствующий архив, обязан принять меры к восстановлению утраченных производств в соответствии с главой 38 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации.

Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями, если они есть в наличии.

 

III. Порядок учета, хранения

и использования документов в архиве суда

 

3.1. Учет документов в архиве

3.1.1. Учет документов в архиве суда - это средство контроля за их наличием и обеспечения их сохранности.

3.1.2. Все материалы, хранящиеся в архиве, должны быть учтены и описаны. На все материалы должны быть оформлены учетные документы.

3.1.3. В состав обязательных учетных документов архива входят:

книга учета поступления и выбытия документов (приложение 14);

описи дел (нарядов) постоянного хранения (приложение 2);

описи дел (нарядов) временного хранения (приложение 3);

лист-заверитель дела (приложение 1);

паспорта архива (приложение 8).

3.1.4. Дела, наряды учитываются по описям.

Вспомогательными учетными документами являются:

книги учета дел (нарядов) постоянного хранения,

книги учета дел (нарядов) временного (свыше 10 лет) хранения.

3.1.5. Годовые разделы описей учитываются под тем же номером, который был присвоен описи при первом поступлении.

3.1.6. Ведется раздельно учет поступлений дел, нарядов постоянного и долговременного хранения.

3.1.7. Учетные документы должны храниться в металлических шкафах.

3.1.8. Архив мирового судьи ежегодно (по состоянию на 1 декабря) представляет в соответствующий архив паспорт архива (приложение 8) и сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

3.2. Проверка наличия и состояния документов в архиве суда

3.2.1. В целях обеспечения сохранности документальных материалов в архиве мировых судей комиссией, назначаемой мировым судьей, производится проверка наличия и состояния дел, нарядов.

3.2.2. В ходе проверки осуществляется:

установление фактического наличия документов и дел, находящихся на хранении в архиве;

выявление и устранение недостатков в учете документов;

выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

выявление и учет документов, требующих реставрации, профилактической и технической обработки.

О результатах проверки сообщается мировому судье и составляется акт установленного образца (приложение 10)

3.2.3. Проверка проводится не реже одного раза в пять лет при большом объеме документов.

В случае стихийных бедствий, чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел, доступа в хранилище посторонних лиц после перемещения дел в другое помещение, а также при смене мирового судьи или лица, ответственного за ведение архива.

3.2.4. При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо:

сохранить порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;

подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения;

изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями;

изымать единицы хранения, не внесенные в описи дел, документов для последующего описания и учета.

3.2.5. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов не допускается:

вносить в описи дел, документов неучтенные единицы хранения;

делать какие либо пометки, исправления или записи в описях и других учетных документах.

3.2.6. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов (приложение 9) и акте проверки наличия и состояния архивных документов (приложение 10).

Лист проверки наличия и состояния архивных дел и документов составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись дел и документов отдельно. В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния архивных дел документов недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверки дел в лист проверки вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. Листы проверки нумеруются и подписываются исполнителями.

На основании листа проверки составляется акт проверки и наличия состояния архивных документов.

3.2.7. В случае если в ходе проверки обнаружены неисправимые повреждения архивных документов, составляется соответствующий акт (приложение 11).

3.2.8. Если при проверке обнаружена недостача дел, нарядов, то на основании распоряжения мирового судьи организуется поиск необнаруженных дел, нарядов.

3.2.9. В целях обнаружения отсутствующих документов необходимо:

изучить все учтенные документы по выдаче дел (нарядов) из хранилища;

проверить находящиеся рядом дела (наряды);

изучить дело фонда - акты о выделении дел к уничтожению, ранее составленные акты проверки наличия и состояния архивных дел.

3.2.10. На все отсутствующие в ходе проверки и наличия архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов (приложение 12).

3.2.11. Обнаруженные в итоге розыска дела (наряды) размещаются на соответствующие места. В листе проверки в графе "примечание" и в карточке учета необнаруженных дел (нарядов) делается отметка об обнаружении архивных документов с указанием даты и подписи должностного лица.

3.2.12. Если после тщательного розыска недостающие дела, наряды не обнаружены, то составляется акт о необнаружении дел, нарядов, пути розыска которых исчерпаны (приложение 7).

Дела (наряды) и другие документы, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих учетно-статистических карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела (наряда), и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска экспертной комиссией мирового судьи и утверждения ее мировым судьей, необнаруженные документы снимаются с учета.

3.2.13. После утверждения актов о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны или актов о неисправимых повреждениях, необнаруженные и неисправимо поврежденные документы исключаются из описей. В описи в графе "примечание" делается отметка "выбыло", указываются наименование акта и его реквизиты. В итоговую запись вносятся соответствующие изменения о количестве дел в описи.

3.2.14. По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись "проверено", проставляется дата проверки; подпись проводивших проверку работников с указанием их должностей.

3.2.15. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого судебного участка и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в соответствующий архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных уполномоченным органом исполнительной власти в области архивного дела.

3.3. Научно-справочный аппарат

3.3.1. Для обеспечения сохранности и поиска архивных документов, использования содержащейся в них информации в архиве создается учетно-справочный аппарат.

Научно-справочный аппарат (НСА) - структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников.

3.3.2. В состав научно-справочного аппарата входят:

описи дел;

картотеки (сведения о содержании документальных материалов отражены на алфавитных и регистрационных карточках).

3.4. Порядок хранения и организация использования документов в архиве судебных участков мировых судей

3.4.1. Поступившие в архив дела, наряды и другие документы хранятся по категориям дел в хронологическом порядке.

3.4.2. Дела, наряды в зависимости от их толщины формируются в связки, пачки, коробки по 10 - 50 дел. На корешке обложки каждой пачки, на коробке указываются начальные и конечные регистрационные номера дел, нарядов, помещенных в пачку, коробку.

3.4.3. Из архива дела, наряды и другие документы выдаются работникам аппарата для служебной надобности во временное пользование, а также по запросам соответствующих органов только с письменного разрешения мирового судьи.

3.4.4. Работник аппарата мирового судьи, ответственный за работу архива, мирового судьи в трехдневный срок:

направляет на основании письменных запросов дела, материалы и другие документы с разрешения мирового судьи;

выдает копии решений, справки, выписки из архивных документов при наличии соответствующего заявления с разрешения мирового судьи, с оплатой в необходимых случаях государственной пошлины;

составляет ответы на запросы по делам и документам, находящимся в архиве.

3.4.5. Отметка о выдаче дела, наряда производится в специальной книге, где указывается: номер дела, наряда, дата выдачи, кому выдано, с какой целью, роспись в получении дела и дата возвращения дела. В учетно-статистической карточке отмечается когда, кому и по какому запросу направлено дело, когда оно возвращено в архив.

3.4.6. До возвращения дела в архив требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке.

3.4.7. Работники, получившие документальные материалы во временное пользование отвечают за их сохранность.

3.4.8. Находящиеся в делах, нарядах паспорта, воинские и депутатские билеты, орденские книжки, а также заверенные копии этих документов и письменные справки по делам выдаются из архива по письменному заявлению с разрешения соответствующего мирового судьи.

3.4.9. Сведения о наличии вышеуказанных документов в архиве и об их содержании сообщаются заинтересованным учреждениям по их запросам.

3.4.10. Подлинные документы, представленные сторонами по гражданскому делу, возвращаются сторонам с обязательным оставлением в деле копий, заверенных мировым судьей. Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого документа на копии, оставленной в деле.

3.4.11. В случае направления документа почтой, копия сопроводительного письма подшивается в дело.

3.4.12. Выдаваемые судом копии приговоров, решений, постановлений и определений по уголовным и гражданским делам, в том числе определений и постановлений, вынесенных вышестоящим судом, должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены печатью. В тех случаях, когда приговор, решение, определение, постановление были изменены вышестоящим судом, об этом следует указать в выдаваемой копии.

На копии также указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого мирового судьи находится дело.

Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе. В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка.

3.4.13. Ознакомление с судебным делом, находящимся в архиве мирового судьи, лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами допускается с письменного разрешения мирового судьи.

3.4.14. Ознакомление с судебным делом без его выдачи производится в рабочем помещении архива в обстановке, исключающей возможность изъятия судебных дел и документов, либо из судебного дела документов (листов) или внесения в него каких-либо изменений.

3.4.15. После ознакомления с делом об этом на документе ставиться письменная отметка (заявлении, доверенности), послужившем основанием для допуска к ознакомлению с делом. Данный документ подшивается к делу специалистом архива и вносится во внутреннюю опись дела. При отказе указанных лиц от подписи запись об ознакомлении производится ответственным работником аппарата мирового судьи.

3.4.16. Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, заклеиваются плотным листом бумаги в виде круга диаметром 40 - 45 миллиметров и опечатываются. Печать и штамп "копия верна" ставят таким образом, чтобы частично захватить бумажный круг, заклеивающий концы нити.

3.4.17. Выдаваемые мировым судьей копии документов должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены печатью. На копии указывается, в каком деле подшит подлинный документ. Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе дела. В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка.

 

IV. Организация электронного архива мировых судей

 

4.1. В целях обеспечения открытости стадий судебных дел, доступности электронного архива и текстов судебных актов в процесс делопроизводства на судебных участках мировых судей внедряются автоматизированные информационные системы. Для оперативного поиска, хранения и упорядочения судебных документов и актов, ускорения обмена информацией между судебными участками, организации оперативного доступа к документам для ознакомления граждан с материалами дела, снижение нагрузки на участок, ксерокопирования, сокращение расходов на содержание бумажных архивов и высвобождения их площади создается электронный архив.

Электронное архивирование судебных документов позволяет повысить открытость и доступность судебной системы в целом, осуществлять расширенный и быстрый поиск судебных дел и актов, хранить и упорядочивать разнородную информацию, обеспечивать автоматизированный контроль за поступлением документов в архив.

4.2. Обязательное формирование электронного архива судебных дел предусматривает федеральное законодательство. Электронный архив, как правило, состоит из: списка всех рассмотренных судебных дел с указанием реквизитов дела, участников процесса, результата рассмотрения, и непосредственно текстов судебных актов (приговор, решение, постановление и т.д.).

4.3. Для организации общего списка электронного архива работники аппаратов мировых судей:

своевременно вносят информацию о судебных делах, передаваемых в архив, в специализированном программном комплексе;

поддерживают актуальность информации, размещенной в специализированном программном комплексе;

периодически и своевременно передают необходимые данные на единый сайт мировой юстиции Ставропольского края, за исключением судебных дел, не подлежащих по законодательству опубликованию;

следят за их размещением и доступностью на сайте, уведомляют уполномоченных должностных лиц о работе в данном направлении.

4.4. Формирование электронного архива судебных документов мировых судей включает в себя следующие операции работников аппаратов мировых судей:

сканирование судебных актов;

форматирование полученного документа, формирование электронного архива обработанными (отсканированными) документами;

формирование электронной картотеки судебных дел и документов, хранящихся в электронном архиве;

отслеживание за размещением судебных документов и их доступностью на сайте, уведомлять уполномоченных должностных лиц о работе в данном направлении.

4.5. При пересылке текстов судебных актов на общедоступный единый сайт мировой юстиции Ставропольского края, производится исключение (или изменение на псевдонимы) из текстов судебных актов информации, не подлежащей опубликованию в соответствии с законодательством РФ.

 

V. Оборудование помещения архива, режим его работы

 

5.1. Для обеспечения сохранности дел (нарядов) и других документов, создания необходимых условий для работы архива мирового судьи отводится специально оборудованное помещение.

5.2. Архив должен размещаться в зданиях или отдельных помещениях здания, отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям, недоступных для посторонних лиц, сухих, безопасных в пожарном отношении.

5.3. Двери устанавливаются металлические или обшиваются металлом, закрываются надежными замками. Окна помещения архива оборудуются металлическими решетками.

5.4. Запрещается установка в помещении архива печей и дымоходов. В хранилищах запрещается применение огня, использование нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

5.5. Рабочие комнаты архива должны быть обеспечены компьютерной и множительной техникой, а также, кроме электрического освещения, естественным освещением и отделены от хранилища.

5.6. Запрещается использование неприспособленных подвальных помещений для хранения архивных документов.

5.7. Помещение архива должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией, иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам в случае эвакуации.

5.8. Пожарная безопасность в помещении архива должна обеспечиваться системой автоматического пожаротушения.

5.9. Ответственный работник (архивариус) аппарата мирового судьи должен пройти инструктаж по вопросам противопожарной безопасности, ознакомиться с правилами пользования противопожарным инвентарем. Инструктаж работников архива по противопожарной безопасности должен проводиться не реже одного раза в год.

5.10. Помещение архива оборудуется стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, находящихся в нормальном санитарно-биологическом состоянии и обработанных огнезащитными составами. В архивохранилище с нормативным температурно-влажностным режимом допускается применение передвижных металлических стеллажей. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.

5.11. Помещения, стеллажи, шкафы, полки должны быть пронумерованы. На каждом стеллаже устанавливается указатель, в котором обозначается номер стеллажа, полки, наименование, регистрационные номера и крайние даты документов, размещенных на каждой полке.

5.12. Местонахождение документов в архиве закрепляется в постеллажных указателях.

5.13. Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в архивохранилищах с соблюдением следующих норм:

расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;

расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;

расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене - 75 см;

расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 45 см;

расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.

5.14. В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами. В архивохранилище без окон стеллажи и шкафы устанавливаются с учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения. Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения архивных документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

5.15. Для хранения карточек и справочных материалов в помещении архива устанавливаются картотечные шкафы.

5.16. Электропроводка должна быть скрытой или вмонтированной в металлические трубы. Осветительная арматура в помещении архива должна быть полугерметичной. Штепсельные розетки для переносных ламп или пылесосов должны быть герметичными или устанавливаться в металлических распределительных шкафах или коробках.

5.17. В помещении архива категорически запрещается курение.

5.18. Архив должен иметь помещение для приема и временного хранения документов, оборудование для перемещения документов внутри архива и для выемки дел, размещенных на верхних полках, для уборки помещений и уборки пыли со стеллажей.

5.19. В помещении архива должны соблюдаться температурно-влажностный, санитарно-гигиенический, световой режим, обеспечивающий сохранность документов.

5.20. Помещения архива содержатся в чистоте и порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.

В архивохранилище систематически проводится влажная уборка, не реже одного раза в год обеспыливание пылесосами стеллажей, средств хранения (коробок, папок, упаковок). При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протирают водными растворами антисептиков.

В помещении архива запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов.

В архивохранилище обеспечивается свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата. Не допускается размещение архивных документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах.

5.21. В архивохранилище архивных документов на бумажной основе, оборудованном системами кондиционирования воздуха, поддерживается нормативный температурно-влажностный режим: температура 17 - 19 °C, относительная влажность воздуха 50 - 55%.

5.22. Для контроля температуры и влажности воздуха в помещении архива устанавливаются термометры и гидрометры, согласно показаниям, которых должны приниматься меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха

5.23. Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима.

Освещение в архивохранилище может быть естественным или искусственным; архивные документы могут размещаться в помещениях с окнами или без окон. Размещение архивохранилища в помещениях без окон допускается при наличии в нем искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена.

Естественное освещение в архивохранилище допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров, жалюзи, штор, нанесенных на стекло покрытий и т.п.

Для искусственного освещения в архивохранилище применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

 

 

 

 

 

Приложение 1

 

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА (НАРЯДА) N ____

 

В деле прошито и пронумеровано ____________________________________________

_________________________________________________________________ листа(ов)

В том числе:

Литерные листы ____________________________________________________________

Пропущенные номера листов _________________________________________________

внутренней описи "+" ______________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

Особенности физического состояния и
     формирования дела (наряда)    

           Номера листов           

                 1                 

                 2                  

 

 

 

Наименование должности лица,

составившего заверительную надпись    Подпись         Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

 

 

 

Приложение 2

 

__________________________

Наименование мирового суда

 

                                              УТВЕРЖДАЮ

Фонд N ____                                   Мировой судья судебного

ОПИСЬ N _______                               участка N __, района (города)

дел постоянного хранения за _____ год

                                              Подпись   Расшифровка подписи

                                              Дата

 

 N
п/п

Индекс
 дела

Заголовок дела
 (тома, части)

Крайние даты дела
  (тома, части) 

Количество листов
  в деле (томе, 
     части)     


Примечание

 1

  2  

       3      

        4       

        5       

    6    

 

 

 

 

 

 

 

В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел

                                       (цифрами и прописью)

с N ___________ по N ___________, в том числе:

литерные номера: __________________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________________

 

Наименование должности

составителя описи                Подпись         Расшифровка подписи

 

Заведующий архивом

(лицо, ответственное за архив)   Подпись         Расшифровка подписи

 

Дата

 

СОГЛАСОВАНО                                 УТВЕРЖДЕНО

Протокол (ЭК) __________________            Протокол ЭПК __________________

________________________________            _______________________________

Наименование судебного участка              Наименование уполномоченного

от __________ N ____                        органа в области архивного дела

                                            от __________ N ____

 

 

 

 

 

Приложение 3

 

__________________________

Наименование мирового суда

 

Фонд N ____                                   УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ N ____                                  Мировой судья судебного

дел долговременного                           участка N __, района (города)

(свыше 10 лет,                                Подпись  Расшифровка подписи

(временного (до 10 лет))                      Дата

хранения

за _____ год

 

___________________________________________________________________________

                 Название раздела дел временного хранения

 


 N
п/п


Индекс
 дела

Заголовок
  дела  
 (тома, 
 части) 

 Дата дела 
  (наряда, 
тома, части)

 Крайние даты
дела (наряда,
 тома, части)

 Количество 
листов в деле
(наряде, томе
   части)   


Примечание

 1

  2  

    3   

     4     

      5      

      6     

    7    

 

 

 

 

 

 

 

 

В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел

                                       (цифрами и прописью)

с N ___________ по N ___________, в том числе

литерные номера: __________________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________________

 

Наименование должности

составителя описи                Подпись         Расшифровка подписи

 

Заведующий архивом

(лицо, ответственное за архив)   Подпись         Расшифровка подписи

 

Дата

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол (ЭК) ++______________

______________________________

Наименование судебного участка

от __________ N ____

 

 

 

 

 

Приложение 4

 

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

ДОКУМЕНТОВ, НАХОДЯЩИХСЯ В ДЕЛЕ (НАРЯДЕ) N _____ ЗА ____ ГОД

 


 N
п/п


 Индекс 
документа


Дата документа

 Наименование и 
     краткое    
   содержание   
    документа   


Номера листов в
 деле (наряде)


Примечание

 1

    2   

      3      

        4       

       5      

    6    

 

Итого __________________________________________________________ документов

                           (цифрами и прописью)

Количество ________________________________________ листов внутренней описи

                           (цифрами и прописью)

 

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела (наряда)         Подпись         Расшифровка подписи

 

Дата


 

 

 

 

 

Приложение 5

 

__________________________

Наименование мирового суда

 

       АКТ                                   УТВЕРЖДАЮ

_________ N __________                       Мировой судья судебного

(дата)                                       участка N ____ района (города)

о выделении к уничтожению

документов, не подлежащих                    Подпись   Расшифровка подписи

хранению                                     Дата

 

На основании: _____________________________________________________________

                    (название и выходные данные перечня документов

___________________________________________________________________________

                      с указанием сроков их хранения)

отобраны  к  уничтожению  как  не  имеющие  научно-исторической  ценности и

утратившие практическое значение документы ________________________________

___________________________________________________________________________

                             наименование суда

 



 N
п/п


Заголовок
дела или
групповой
заголовок
   дел  



Крайние
 даты 
 дела 


Номера описей
(номенклатур)
 за _______ 
   год(ы)   

Индекс дела
   (тома,  
 части) по 
номенклатуре
 или номер 
  дела по   
   описи   


Кол-во
  дел 
(томов,
частей)

  Срок 
хранения
  дела 
(наряда,
 тома, 
 части)




Примечание

 1

    2   

   3  

      4     

     5     

   6  

   7   

    8    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого _______________________________________ дел за _________________ годы

               (цифрами и прописью)

 

Заведующий архивом

(лицо ответственное

за ведение архива)               Подпись         Расшифровка подписи

 

Дата

 

Документы в количестве _______________________________________________ дел,

                           (цифрами и прописью)

весом _______________ кг сданы в __________________________________________

                                         (наименование организации)

___________________________________________________________________________

на переработку по приемосдаточной накладной __________ N __________

                                              (дата)

 

Наименование должности

работника,

сдавшего документы               Подпись         Расшифровка подписи

 

Изменения в учетные документы внесены

 

Наименование должности

работника архива (отдела

делопроизводства, внесшего

изменения в учетные документы    Подпись         Расшифровка подписи

 

Дата


 

СОГЛАСОВАНО

Протокол (ЭК) ________________

______________________________

наименование судебного участка

от __________ N ____

 

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПК _______________________

____________________________________

наименование органа власти в области

____________________________________

          архивного дела

от __________ N ____

 

 

 

 

 

Приложение 6

 

УТВЕРЖДАЮ                                   УТВЕРЖДАЮ

Мировой судья судебного участка             Директор

N ____ района (города)                      государственного архива

 

Подпись     Расшифровка подписи             Подпись     Расшифровка подписи

 

Дата        Гербовая печать                 Дата        Гербовая печать

 

        АКТ

__________ N _________

_____________________

(место составления)

приема-передачи документов на постоянное

хранение в государственный архив

 

В связи с _________________________________________________________________

                  (истечением срока хранения документов)

___________________________________________________________________________

                       (наименование мирового суда)

передает, а _______________________________________________________________

                  (наименование государственного архива)

принимает на постоянное хранение документы и страховые копии за ___________

годы и справочный аппарат к ним:

 

 N
п/п


Название, номер описи

  Кол-во  
экземпляров
   описи  

Кол-во дел
 (ед. хр.)

  Кол-во  
   копий  


Примечание

 1

          2          

     3    

     4    

     5    

    6    

 

 

 

 

 

 

 

Итого принято _____________________________________________________ ед. хр.

                           (цифрами и прописью)

(в том числе страховых копий)

 

В государственном архиве фонд N ___________________________________________

 

Передачу произвели:                           Прием произвели:

Наименование должностных лиц,                 Наименование должностных лиц,

производивших передачу                        производивших прием

 

Подпись  Расшифровка подписи                  Подпись  Расшифровка подписи

 

Дата                                          Дата

 

 

 

 

 

Приложение 7

 

__________________________

Наименование мирового суда

 

     АКТ                                     УТВЕРЖДАЮ

___________ N _____________                  Мировой судья судебного

___________________________                  участка N ____ района (города)

(место составления)

о необнаружении документов,                  Подпись   Расшифровка подписи

пути розыска которых исчерпаны               Дата

 

    В  результате  ____________________________  установлено  отсутствие  в

фонде  перечисленных  ниже  дел,  предпринятые архивом всевозможные меры по

розыску  дел  положительных  результатов  не  дали  в  связи с чем, считаем

возможным снять с учета

 

Опись
  N 

 Ед.
хр. N

Заголовок
 ед. хр. 

Количество
  листов 

 Крайние 
   даты  

   Предполагаемые причины  
         отсутствия        

  1 

  2 

    3    

    4    

    5    

             6             

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого _____________________________________________________________ ед. хр.

                           (цифрами и прописью)

Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено  следующими

ед. хр.: __________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

                 (номера ед. хр. и их групповые заголовки)

 

Наименование должности

Работника аппарата мирового

судьи, ответственного за архив   Подпись         Расшифровка подписи

 

Дата

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК судебного участка

от __________ N __________

 

Изменения в учетные документы архива внесены

 

Руководитель архива

(лицо, ответственное за учет)    Подпись         Расшифровка подписи

 

Дата


 

 

 

 

 

Приложение 8

 

                                  ПАСПОРТ

               архива мирового судьи на 1 декабря 20__ года

 

Кому предоставляется ______________________________________________________

                                (наименование и адрес получателя)

Кем предоставляется _______________________________________________________

                               (наименование мирового суда и адрес)

 

1. Сведения о хранилищах

 


 Код строки 

 Количество 
   фондов   

       Площадь       
 архивохранилища (кв.
       метров)       

    Загруженность    
 архивохранилища (%) 

      А     

      1     

          2          

          3          

     101    

 

 

 

 

2. Сведения о документах

 






Показатели






 Код 
строки

                           Количество единиц хранения                          

 




   крайние даты  

Из них внесено в описи,
      утвержденные     
    (согласованные)    
 экспертно-проверочной 
  комиссией архивного  
       учреждения      




     Хранится     
сверхустановленного
       срока      





Образуется
в год дел

 

   крайние даты  

всего

начальная

конечная

всего

начальная

Конечная

     А    

  Б  

  1 

    2   

   3   

  4 

    5   

   6   

         7        

    8    

Постоянного
хранения  

 201 

 

 

 

 

 

 

 

 

Временного
хранения  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Кадры

 

             Код строки            

   Количество штатных работников   

                 301               

 

 

Условия хранения документов (нужное подчеркнуть):

хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное;

отопление: центральное, печное, отсутствует;

стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет;

шкафы: металлические, деревянные; отсутствуют;

сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет;

читальный зал: есть, нет;

температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается.

 

"___" __________ 20__ года

 

Мировой судья

судебного участка                Подпись         Расшифровка подписи

 

 

 

 

 

Приложение 9

 

___________________________________

(наименование архива мирового суда)

 

                           ЛИСТ ПРОВЕРКИ N ____

 

        Наличия и состояния документов судебного участка N _______

 

Проверку проводили ________________________________________________________

 

                                                                  Наличие документов                                                                 

                                   Состояние документов                                   

 

 





Номера
описей




Кол-во ед.
   хр.,  
числящихся
 по описи

                   Выявлены технические ошибки                  



Числится по
  описи в 
результате
устранения
технических
  ошибок  



Номера ед.
   хр.,   
выданных во
 временное
пользование




   Не   
оказалось
в наличии




 Имеется в
  наличии 
(описанных)


  Имеются не 
 включенные в
    описи    
  (временные 
    шифры    
необработанных
   ед. хр.)  

 

 


                 Номера ед. хр., требующих:                




 Номера ед.
    хр.    
неисправимо
поврежденных

 

 





Примечание

 литерные номера, не
отраженные в итоговой
       записи       

 пропущенные номера,
   не отраженные в  
   итоговой записи  

другие, в результате
     чего объем     



дезинфекции



дезинсекции



реставрации


переплета
   или  
подшивки


восстановления
  затухающих 
   текстов   


   не  
учтенные

     не    
перечислены,
но учтены в
   объеме  


   не  
учтенные

     не    
перечислены,
но учтены в
   объеме  


увеличился
    на   


уменьшился
    на   

  1  

    2    

   3   

     4     

   5   

     6     

    7    

    8    

     9    

    10    

   11   

    12    

      13     

14

15

    16    

    17    

    18    

   19   

      20     

     21    

22

23

    24   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого имеется в наличии включенных и не включенных в опись ________________

__________________________ ед. хр.

   (цифрами и прописью)

 

Наименование

должностей работников            Подписи         Расшифровка подписей


 

 

 

 

 

Приложение 10

 

__________________________________

   наименование мирового суда

 

               АКТ                           УТВЕРЖДАЮ

_______________ N ________________           Мировой судья судебного

      (место составления)                    участка N ____ района (города)

 проверки, наличия и состояния дел

(постоянного, временного хранения)           Подпись   Расшифровка подписи

                                             Дата

 

На основании ______________________________________________________________

                (плановая проверка, перемещения документов,

                        стихийное бедствие и т.д.)

Составлен комиссией:

Председатель комиссии _____________________________________________________

                          (наименование должности, фамилия, инициалы)

Члены комиссии: ___________________________________________________________

                       (наименование должностей, фамилии, инициалы)

___________________________________________________________________________

Проверка проводилась с ___________________ по _____________________

Проверкой установлено:

1. Всего числится по описям: _________________________________________ дел,

                                      (цифрами и прописью)

в  том  числе по описям, утвержденным (согласованным) экспертно-проверочной

комиссией архивного учреждения, ______________________________________ дел.

                                        (цифрами и прописью)

2. Всего не оказалось в наличии ______________________________________ дел.

                                        (цифрами и прописью)

3. Имеют литерные номера:

3.1. Неучтенных в итоговых записях описей  ___________________________ дел.

                                              (цифрами и прописью)

4. Пропущено номеров:

4.1. Неучтенных в итоговых записях описей ____________________________ дел.

                                              (цифрами и прописью)

5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам ________________

______________________ дел.

 (цифрами и прописью)

6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи) ______________

______________________ дел.

 (цифрами и прописью)

7. Имеется не включенных в описи _____________________________________ дел.

                                         (цифрами и прописью)

8.  Всего  по  данному  фонду (включенных и невключенных в описи) имеется в

наличии ______________________________________________________________ дел,

                           (цифрами и прописью)

из них:

8.1. Требующих дезинфекции ___________________________________________ дел.

                                       (цифрами и прописью)

8.2. Требующих дезинсекции ___________________________________________ дел.

                                       (цифрами и прописью)

8.3. Требующих реставрации ___________________________________________ дел.

                                       (цифрами и прописью)

8.4. Требующих переплета и подшивки __________________________________ дел.

                                          (цифрами и прописью)

8.5. Требующих восстановления затухающих текстов __________________________

______________________ дел.

 (цифрами и прописью)

8.6. Неисправимо поврежденных ________________________________________ дел.

                                       (цифрами и прописью)

8.7. Требующих технической обработки _________________________________ дел.

                                           (цифрами и прописью)

8.8. Выдано во временное пользование _________________________________ дел.

                                           (цифрами и прописью)

9.  Общая  характеристика состояния и условий хранения документов. Основные

отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.

 

Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (N ___).

 

Проверку проводили:

 

________________________        _________        _____________________

(наименование должности)        (подпись)        (расшифровка подписи)

 

________________________        _________        _____________________

(наименование должности)        (подпись)        (расшифровка подписи)

 

________________________        _________        _____________________

(наименование должности)        (подпись)        (расшифровка подписи)

 

Дата

 

 

 

 

 

Приложение 11

 

__________________________

наименование мирового суда

 

      АКТ                                    УТВЕРЖДАЮ

_______________ N _____________              Мировой судья судебного

    (дата)                                   участка N ____ района (города)

о неисправимых повреждениях                  Подпись   Расшифровка подписи

архивных документов                          Дата

                                             Фонд N ____

 

Название фонда: ___________________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

В фонде обнаружены единицы хранения, признанные неисправимо поврежденными

 


 N
п/п


Номер
описи

Номер дела
 (наряда,
материала)

  Заголовок 
поврежденного
дела (наряда,
 материала) 

 Крайние 
даты дела
 (наряда,
материала)

Кол-во листов
   (время   
  звучания, 
   метраж)  

 Сущность и 
   причины  
 повреждения

 1

  2 

    3    

      4     

    5    

      6     

      7     

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого обнаружено неисправимо поврежденных _________________________ ед. хр.

                                            (цифрами и прописью)

Перечисленные архивные документы подлежат списанию ввиду __________________

___________________________________________________________________________

 

Заведующий архивом

(лицо ответственное

за ведение архива)               Подпись   Расшифровка подписи

 

Дата

 

Изменения в учетные документы внесены

 

Наименование должности

работника архива (отдела

делопроизводства, внесшего

изменения в учетные документы    Подпись   Расшифровка подписи

 

Дата

 

СОГЛАСОВАНО                          СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертно-проверочной       Протокол экспертной комиссии судебного

комиссии архивного учреждения        участка

от ________ N ________               от ________ N ________

 

Изменения в учетные документы архива внесены

 

Наименование должности работника,

внесшего изменения в учетные

документы                        Подпись   Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

 

 

 

Приложение 12

 

                              КАРТОЧКА УЧЕТА

                    НЕОБНАРУЖЕННЫХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

                                Фонд N ____

 

В архивохранилище _________________________________________________________

                      (название архива мирового суда)

Дата необнаружения документа ______________________________________________

 

Номер описи

Номер ед. хр.

Заголовок
 ед. хр. 

 Крайние 
   даты  

  Кол-во листов (время  
    звучания, метраж)   

 

 

 

 

 

 

(лицевая сторона)

 

       Отметка о ходе розыска      

         Результат розыска         

 

 

 

 

 

 

 

(оборотная сторона)

 

 

 

 

 

Приложение 13

 

_________________________________

Наименование архива мирового суда

 

                     Книга выдачи дел (нарядов) N ____

 

                            Начата   __________

                            Окончена __________

 

             Форма титульного листа книги выдачи дел (нарядов)

 


 N
п/п


Дата выдачи

  Кому  
выдано, с
  какой 
  целью 


Расписка в
 получении

  Дата  
возврата
  дела  

 Расписка в
возвращении
    дела   


 Примечание

 1

     2    

    3   

     4    

    5   

     6     

     7     

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого в ______ году выдано из хранилища N _________________________________

                                                (цифрами и прописью)

___________________________________________________________________ ед. хр.

 

Наименование должности работника

аппарата мирового судьи,

составившего итоговую запись     Подпись   Расшифровка подписи

 

Дата


 

 

 

 

 

Приложение 14

 

_________________________________

Наименование архива мирового суда

 

                                   КНИГА

                  учета поступления и выбытия документов

 

                              Том N   ________

                              Начат   ________

                              Окончен ________

 




 N
п/п



   Дата   
поступления
 и выбытия
документов

 Наименование
 организации 
(структурного
подразделения,
лица, архива),
  от которой 
поступили (или
   выбыли)   
  документы  

Название,
 номер и 
   дата  
документа,
    по   
 которому
поступили
или выбыли
документы

Название и
   номер  
  фонда,  
   описи  
поступивших
    или   
 выбывших 
документов

  Крайние 
   даты   
поступивших
    или   
 выбывших 
документов,
включенных
  в опись 

    Поступление описанных    
          документов         

  Выбытие описанных документов  


Неописанных дел,
  документов,  
     листов    





Примечание

          Кол-во дел         

           Кол-во дел           

постоянного
 хранения 

временного
(свыше 10
   лет)  

  по  
личному
составу

постоянного
 хранения 

временного
 хранения

по личному
 составу 


поступило


выбыло

 1

     2    

      3      

    4    

     5    

     6    

     7    

    8    

   9  

    10    

    11   

    12   

   13   

  14 

    15   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого в _____ году поступило ______________________________________ ед. хр.

                                      (цифрами и прописью)

(для аудио-, видеодокументов - "+" ед. уч.), в том числе:

показываются раздельно итоговые данные по графам 7, 8, 9, 13 книги;

выбыло ________________________________ ед. учета ("+" документов, листов),

             (цифрами и прописью)

в том числе:

показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14.

 

Наименование должности лица,

составившего итоговую

годовую запись                   Подпись   Расшифровка подписи

 

Заведующий архивом               Подпись   Расшифровка подписи

 

Дата

 

 





"Вся судебная практика судов общей юрисдикции в помощь юристам"

Рейтинг@Mail.ru Яндекс цитирования

Copyright © sudpraktika.com, 2013 - 2018       |       Обратая связь